Qx3: Unterstützung
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Für eine anhaltende Effizienzsteigerung im Rahmen des Managementsystems ist es von äußerster Wichtigkeit, dass sowohl die Mitglieder des Managementteams als auch alle weiteren Mitarbeiter motiviert und engagiert sind. Nur so werden die Verbesserungsmaßnahmen konsequent in die betriebliche Praxis überführt. Denn erst dann sind die Mitarbeiter bereit, ihr Verhalten an die Veränderungen im Arbeitsablauf sowie –umfeld anzupassen und sogar eigene Vorschläge einzubringen.

Hierfür müssen die Mitarbeiter überhaupt erst einmal in die Lage versetzt werden, sich am Managementsystem zu beteiligen. Das setzt zum einen die fachliche Befähigung durch entsprechende Schulungen voraus. Zum anderen erfordert dies die Einführung von Kommunikationssystemen (siehe Qx3.2 Kommunikation), um Ideen für Verbesserungsmaßnahmen einbringen zu können und Transparenz des Managementsystems nach außen zu erhalten.

Damit das Personal seine Funktionen im Rahmen des Managementsystems fachgerecht ausführen kann, muss es hinreichend qualifiziert sein. Daher sind fachliche Schulungen einzelner Mitarbeiter sowie Schulungsprogramme, die sich auf den generellen Umgang mit Energie bzw. Umwelt fokussieren und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden (siehe auch Qx3.2 Kommunikation), empfehlenswert. Letzteres dient vordergründig der Sensibilisierung und der Bildung eines allgemeinen Bewusstseins für Nachhaltigkeit.

Zur Erstellung von Schulungsprogrammen ist zunächst der mitarbeiterspezifische Qualifikationsbedarf zu klären und systematisch zu erfassen. Dies kann mithilfe einer sogenannten Verantwortungsmatrix erfolgen, in der die Arbeitsbereiche und Tätigkeiten im Rahmen des EnMS/UMS sowie das dafür jeweils verantwortliche Personal (Stelle, Position) notiert werden. Dies umfasst alle „internen und externen Mitarbeiter sowie Lieferanten und Dienstleister, die mit den wesentlichen Energieeinsatzbereichen und dem Betrieb des EnMS zu tun haben“ [Geilhausen et al. 2015].
Diese Verantwortungsmatrix wird anschließend um die Kompetenzmatrix ergänzt, in welcher für jede betroffene Stelle die bereits vorhandenen Kenntnisse (durch Berufsausbildung, Erfahrungen in der Praxis, interne und externe Bildungsmaßnahmen) dokumentiert werden.

Aus dem Vergleich der beiden Matrizen lassen sich schließlich etwaige Qualifikationslücken des Personals ableiten. Ausgehend davon sollte das Management geeignete Weiterbildungen intern oder extern anstoßen bzw. organisieren (Qx3.1.1). Dies baut nicht nur das erforderliche Fachwissen im Unternehmen auf, sondern fördert auch die allgemeine Bewusstseinsbildung für die Bedeutung des Energie- bzw. Umweltmanagements. Neben der fachlichen Schulung einzelner Mitarbeiter sind außerdem Schulungsprogramme empfehlenswert, die allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden (siehe auch Qx3.2 Kommunikation). Letzteres dient vordergründig der Sensibilisierung und der Bildung eines allgemeinen Bewusstseins für Ressourcenschonung. Diese sind erforderlich, um über die Bedeutung von Energie bzw. Umwelt aufzuklären und die Notwendigkeit von Verhaltensänderungen aufzuzeichnen.

Gemäß der DIN EN ISO 50001 muss die Organisation „sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter und alle Personen, die in ihrem Namen arbeiten, Kenntnis haben über:

• die Bedeutung der Konformität mit der Energiepolitik, den Verfahren und den Anforderungen des EnMS;
• ihre Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen des EnMS;
• die Vorteile einer verbesserten energiebezogenen Leistung;
• den tatsächlichen oder potenziellen Einfluss ihrer Tätigkeit auf den Energieeinsatz und den Energieverbrauch sowie
• darüber, wie ihre Tätigkeit und ihr Verhalten zur Erreichung strategischer und operativer Energieziele beitragen und über die möglichen Folgen einer Abweichung von festgelegten Verfahren.“

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Schulungsmaßnahmen sehr unterschiedlich ausfallen – in Abhängigkeit von den vorhandenen Kenntnissen und der angestrebten Funktion innerhalb des EnMS/UMS:

• Das Management sollte insofern geschult sein, dass die strategischen Ziele formuliert werden können.
• Der Managementbeauftragte sollte die größte Fachkenntnis über Energieeffizienz haben und sich daher kontinuierlich informieren und fortbilden. Das gilt auch für die Mitglieder des Managementteams sowie für weitere eingebundene Fachkräfte. Besonders wichtig ist folglich auch der regelmäßige Austausch (z.B. in den Teamsitzungen) und die gegenseitige Anregung zu Energiespar-Aktivitäten bzw. deren gemeinsame Koordinierung.
• Es müssen nicht immer externe Schulungen sein. Ein interner Wissenstransfer kann an einigen Stellen schon ausreichen.
• Schulungen müssen ggf. wiederholt werden, wenn neue Mitarbeiter (ohne Vorqualifikation) hinzukommen.
• Jene Mitarbeiter, die keine wesentlichen Funktionen im Rahmen des Managementsystems einnehmen, sind hinsichtlich der Energiepolitik, den geplanten Verbesserungsmaßnahmen und den Folgen für ihren Arbeitsablauf zu unterrichten. Wichtig ist hierbei die aktive Motivation und Einbeziehung, da eben diese Mitarbeiter eine wichtige Ideenquelle für Einsparpotenziale sind.

Um den Überblick zu behalten, welcher Mitarbeiter welche Schulung (Name, Art, Datum, Ort) zu welchem Zweck (Qualifikation, Zertifikat, Sensibilisierung o.Ä.) besucht, ist die Erstellung eines Schulungsplans sinnvoll (Qx3.1.2). Zudem erleichtert ein solcher Plan die strukturierte Dokumentation von Feedback zu den jeweiligen Schulungen. Dies dient wiederum dazu, die Effektivität der Schulungen zu überprüfen (vgl. nachfolgende Abbildung).

[WEKA MEDIA o.J.]

Zu guter Letzt ist es sinnvoll, die in der Schulung gemachten Notizen oder bearbeiteten Unterlagen allen anderen interessierten Mitarbeitern im Unternehmen bereitzustellen. So kann später erneut darauf zugegriffen werden und die erlangten Informationen können geteilt werden. Dazu bietet QuiXel eine gesonderte Aufgabe im Leitfaden (Qx3.1.3).

Durch Anklicken des Knopfs „ändern“ (1) öffnet sich ein neuer Dialog, in dem die Schulungsprogramme (in 3.1.1) bzw. der Schulungsplan (in 3.1.2) bzw. die Schulungsunterlagen (in 3.1.3) dokumentiert werden können.

Mögliche Schulungsprogramme und Anregungen zu Inhalten sind verfügbar über (Hinweis: diese überschneiden sich häufig auch mit Workshops zur Identifikation und Umsetzung von Energieeffizienzmaßnahmen):

• Den TÜV Nord
• Die TENAG GmbH
• Die Infoseiten der VOREST AG zu Basiswissen über Energieeffizienz hier und hier
• Das VDI Wissensforum
• Die Liste der Weiterbildungsinstitute sowie das zugehörige Regelheft zur Eintragung in die Expertenliste für Förderprogramme des Bundes (BAFA, KfW)
• Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ)

Übrigens: Einige Schulungsprogramme können Sie sich fördern lassen (siehe Fördermöglichkeiten, TENAG GmbH).

Die folgende Abbildung zeigt einen beispielhaften Ausschnitt eines Schulungsplans:

[Geilhausen et al. 2015]