Qx3: Unterstützung
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Kommunikation im Rahmen des Managementsystems dient der internen Information und externen Darstellung des Unternehmens in Hinsicht auf dessen Umgang mit Energie bzw. Emissionen (Nachhaltigkeit). Ein Ziel der Kommunikation ist die Aufmerksamkeit und Beteiligung der Mitarbeiter. Ein Managementsystem ist erst dann langanhaltend erfolgreich, wenn es in der Unternehmenskultur integriert ist und aktiv „gelebt“ wird, also die Verbesserungsmaßnahmen im täglichen Betrieb umgesetzt und neue Ideen eingebracht werden. Ein weiteres Ziel ist die positive Außenwirkung des Unternehmens gegenüber externen Interessensgruppen.

Hierfür müssen die Anspruchsgruppen identifiziert, zu kommunizierenden Inhalte (Qx3.2.1) und dafür geeignete Kommunikationswege festgelegt (Qx3.2.2) sowie Verantwortliche für die Bestandteile dieses Kommunikationssystems bestimmt werden (Qx3.2.3).

Um die Mitarbeiter zur Compliance und idealerweise zur aktiven Beteiligung zu motivieren, muss das Managementsystem über ein geeignetes Kommunikationssystem transparent und anregend gestaltet sein. Dazu sollten regelmäßig aktuelle Informationen über Fortschritte (Erfolge) sowie geplante und umgesetzte Maßnahmen bzw. Vorgaben hinsichtlich des Managementsystems intern bereitgestellt werden. Im Zuge dessen sollten auch die Kontaktinformationen zu den Ansprechpartnern (Beauftragte/r, Mitglieder des Managementteams) bekanntgemacht werden.
Zusätzlich ist ein System für Feedback und Verbesserungsvorschläge (Vorschlagswesen) sinnvoll, damit Meinungen, Kommentare sowie Ideen zum EnMS/UMS erfasst und bei der Planung (Qx2) berücksichtigt werden können. Auch hierbei kann der Grad der Transparenz gewählt werden. Im Ergebnis sollen dann nicht nur interne und externe Mitarbeiter, sondern auch Lieferanten und Dienstleister, die einen Einfluss auf den Energieverbrauch des Unternehmens haben, einbezogen werden. Mögliche interne Kommunikationswege bzw. Kontaktmedien sind:

• Unternehmensinterne Zeitschriften,
• Aushänge am schwarzen Brett,
• Feedback- bzw. Ideen-Briefkästen,
• regelmäßige Mitarbeiterumfragen (anonym),
• Inter- oder Intranet,
• E-Mail,
• Besprechungen.

Um das Unternehmen im Bereich Energie bzw. Umwelt auch extern transparent darzustellen und eine positive Außenwirkung zu erzielen, können weitere Interessensgruppen adressiert werden. Solche externen Adressaten oder Verknüpfungspunkte sind beispielsweise:

• Öffentlichkeit,
• Energieversorger,
• Energieagenturen und –berater,
• Kunden,
• Kapitalgeber,
• Behörden sowie
• Lieferanten und Dienstleister.

Dadurch kann das Engagement des Unternehmens in Bezug auf Nachhaltigkeit und Energieeffizienz dargestellt werden. Die Entscheidung, ob und wie die Energie- bzw. Umweltpolitik oder weitere Inhalte des Managementsystems extern kommuniziert werden sollen, obliegt letztlich dem Top-Management. Mögliche Inhalte sind:

• Energiepolitik,
• Ziele und Zielerreichung (Erfolge),
• Daten wesentlicher Kennzahlen in Energie bzw. Umwelt (z.B. Verbräuche),
• Beschaffung von Energie und
• Steigerung des Unternehmensgewinns durch Einsparmaßnahmen (insb. Gegenüber Shareholder).

Darüber hinaus können zum Zwecke der Beratung mit Energieagenturen, Behörden und Zollämtern kontaktiert werden (Einsparmaßnahmen, Förderungen und Steuerentlastungen. Sind Banken oder andere Kapitalgeber an der Investitionsfinanzierung beteiligt, sind diese regelmäßig über die Entwicklung des Managementsystems zu informieren. Darüber hinaus ist zu klären, wie Anfragen von Kunden und interessierten Kreisen zur Nachhaltigkeit beantwortet werden sollen. Neben der Kommunikation des Managementsystems selbst und der Einbeziehung von Mitarbeitern sowie weiteren Interessengruppen umfasst dieses Arbeitspaket Qx3.2 auch die Klärung der Kommunikationsinhalte und -wege innerhalb des Managementsystems. Es soll klar definierte Kommunikationswege zwischen den/dem Managementbeauftragten, den Mitarbeitern und dem Top-Management geben, damit der Workflow bekannt ist und die entsprechenden Ansprechpartner bei Bedarf einfach erreicht werden können. QuiXel wirkt hierbei in vielen Bereichen unterstützend (z.B. Dokumentation der Verantwortlichen).

Nachdem die erforderlichen und gewünschten Kommunikationswege identifiziert wurden, sollten diese übersichtlich dokumentiert werden und sich an den folgenden Fragen orientieren:

• „Wer ist Ansprechpartner und für diese(n) Kommunikation(steil) intern verantwortlich?
• Welche Informationen sollen mindestens ausgetauscht oder weitergegeben werden?
• Wann, bzw. wie oft soll das geschehen?“ [GUTcert 2012]

Wie schon beim Schulungsplan eignet sich zur übersichtlichen Darstellung der festgelegten Kommunikationswege und –inhalte eine Matrix (siehe Beispiel).

Durch Anklicken des Knopfs „ändern“ öffnet sich ein neuer Dialog, in dem die Kommunikationsinhalte (in 3.2.1) bzw. Kommunikationswege (in 3.2.2) bzw. Verantwortlichen (in 3.2.3) dokumentiert und erarbeiten werden können.

Die folgende Abbildung zeigt den Ausschnitt einer beispielhaften Kommunikationsmatrix:

[Geilhausen et al. 2015]